Dokumentenmanagementsystem und DMS Software

Unternehmen

Der Terminus Dokumentenmanagement beschreibt grundsätzlich jedwede Art der Verwaltung von elektronischen Dokumenten in Datenbanken. Derlei Systeme ermöglichen die orts- und zeitunabhängige Erstellung und Bearbeitung, intelligente Verteilung, Ein- und Ausgabe, Archivierung von Dokumenten sowie die Suchen nach ebendiesen.

DMS Software - Papierloses Büro

Die Vorteile moderner Dokumentenmanagementsysteme sind vielfältig. So können sie unter anderem die Effizienz der Geschäftsprozesse erhöhen, indem sie das System an sich optimieren und dafür sorgen, dass Dokumente schnell, sicher und mit wenig Aufwand auffindbar und bearbeitbar sind. Des Weiteren dienen sie der Verkürzung der Durchlaufzeiten und damit der langfristigen Steigerung der Arbeitsproduktivität. Durch die schnelle Bereitstellung der benötigten Informationen, kann unternehmensweit, sogar über Landesgrenzen und Zeitzonen hinaus an verschiedenen Dokumenten, wie Verträgen, Konzepten und wichtigen Dateien gearbeitet werden.

Digitalisierung und papierloses Büro

Im Rahmen der Digitalisierung stellt ein Dokumentenmanagementsystem einen wesentlichen Schritt in Richtung des papierlosen Büros dar. Die Notwendigkeit eines auf Papier verzichtenden Konzeptes besteht durch gesteigerte Informationsaufkommen, technologische Neuerungen und dem Bedarf an schneller Informationsverarbeitung und -weitergabe, die auf Grund der globalen Zusammenarbeit immer mehr ins Zentrum eines jeden erfolgreichen Unternehmens rücken. Somit ist ein sinnvolles Dokumentenmanagement nicht nur zeitgemäß, sondern sie kann die tägliche Arbeit erheblich erleichtern.

Intuitive Bedienung ist essentiell

Mit Hilfe einer bedienbaren DMS Software ist sichergestellt, dass das richtige Dokument, in der aktuellen Version, mit Erfüllung der formalen Aufgaben dem richtigen Dokumentanwender bereitgestellt werden kann. Für eine erfolgreiche Anwendung gilt jedoch zu bedenken, dass ein jeder, der Zugriff auf die Dokumente hat, dieses System beherrscht und problemlos bedienen kann. Eine einfache, intuitive Benutzung bedeutet, dass bei der Nutzung nicht überlegt werden muss, wo und vor allem wie ein Dokument zu finden ist, sondern die Dokumentenorganisation so logisch geregelt ist, dass jeder ein Dokument finden kann, ohne eine zu umfangreiche Einweisung in das Programm erhalten zu haben.

Überdies ist die Integration gängiger Softwares zur Text-, Tabellen- oder Präsentationserstellung von großer Bedeutung für die Anwendbarkeit eines Dokumentenmanagementsystems. In Kombination mit Mehrsprachigkeit und einer einfachen Bedienung sind Dokumentenmanagementsysteme eine adäquate Lösung, die verringerte Kosten, eine strukturierte Dokumentenorganisation und ständige Verfügbarkeit versprechen.

Fokus liegt auf Sicherheit

In der globalisierten und digitalisierten Welt mit zunehmender Internationalität von Unternehmen ist der ortsunabhängige Zugriff auf wichtige Dokumente von hoher Bedeutung. Somit besteht für viele Unternehmen heutzutage die Notwendigkeit einer effizienten Dokumentenmanagement Software.

Zu beachten gilt jedoch, wie bei vielen Anwendungen und Software, der Schutz gegen unberechtigten Zugriff sowie Schadsoftware und Malware. Datenschutz und Datensicherheit sind für jedes Unternehmen essentiell und deren Einhaltung kann existenziell für den Fortbestand eines Unternehmens sein. Moderne DMS Software erleichtert die Einhaltung jener Vorgaben. Sie entsprechen neuesten Sicherheitsstandards und versprechen durch regelmäßige Updates verlässlichen Datenschutz. DMS Systeme stellen also kein Sicherheitsrisiko dar, sondern agieren vielmehr als Unterstützung und Erleichterung bei der Sicherung, Aufbewahrung und bei Bedarf nachhaltigen Löschung von sensiblen Daten.

Zurück zur Übersicht